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高效人士处理邮件的诀窍(下)

更新时间:2020-01-09

编者按:如果评价最近“暴款”的邮箱应用的话,当非Mailbox莫属了,早在三月份,Mailbox正式发布第三周的时候,其每天发送的消息就达到了5000万条,其火热程度可见一斑。前两节作者Matt Galligan着重介绍了Gmail及两款插件结合的威力,而本节作者终于祭出了杀手锏,就是Mailbox,它是一款集大成的应用,合诸多功能于一身,让我们来看看作者如何用它来管理自己的邮件吧。

高效能人士如何处理邮件?(上) 高效能人士如何处理邮件?(中)

秘笈四:

适用软件:Mailbox

我个人觉得,如果你正在用 Gmail 和 iPhone 但却没有听说过 Mailbox 的话,多少有点让我惊讶。Mailbox 在功能上有许多地方和 Boomerang 相似,但是它那大巧不工的手势操作真的让人爱不释手,通过手势操作你能迅速的把邮件归为五大类。

说到 Mailbox 和 Boomerang 的重复功能,只能表示一下遗憾,因为二者并不能友好的兼容对方。相对来说 Mailbox 的功能要比 Boomerang 丰富一些,但是遗憾的是在延期邮件这点上,Mailbox 没有 Boomerang 那项杀手级的“if no reply”设定。

如今 Mailbox 推出了 iPad 版本,这使我处理邮件的速度又提升了一步,有兴趣的童鞋可以尝试下。

“独家”插件:Gmail 插件“No Response”

在长期使用 Gmail 的过程中,我发现了一些非常不方便的地方,比如说,我发出了一封邮件,但没有设定 Boomerang 的“return to inbox”功能,那么之后如果我想在堆积如山的邮件中找到这封邮件,那真一件想想都恐怖的事情,强大如 Google,也没有给它的邮箱系统加个诸如搜索“未答复邮件”的功能。为了解决这个问题,我发了一条 tweet(如上图所示)。之后 Baydin 的 CEO Alex Moore 给我写了一个 Gmai 脚本,很漂亮的解决了这个问题。

不过他写的这段代码是个一次性脚本,只能搜索最近七天的未答复邮件。我简单的更改了一些代码,使它能在每天固定时间检查未答复邮件并且给找到的邮件加一个“No Response”的标签。

(点击这里查看脚本,需要Gmail帐号)

想要体验的朋友可以自行安装一下过过瘾,你可以点击页面顶部的“资源”(Resources)按钮来设定一个固定时间,这样脚本就可以自行在你设定好的时间段运行了。(注:非常简单好用,有帐号的可以去看看。)

这段脚本最大的作用就是能提醒我有哪些邮件没有收到答复,这样我可以系统的滤一遍所有需要处理的邮件,如果有必要还可以使用 Boomerang 来添加个计时器。虽然看起来有点多余,但这能最大程度保证我对所有邮件的跟踪与控制。

结语:

每个人都有自己的做事方法,本文提到的工具也并非适用于每一个人,但是它们确确实实对我的帮助很大。之前我常常碰到忘记回邮件、发出的邮件石沉大海等等事情,在使用了这写工具之后,情况大为改观。我衷心的希望 Mailbox 能和 Boomerang 强强联手,这样可以整合出一款更强大的工具,至少,二者做到互相友好的兼容。

后记:为了感谢大家耐心的读完本文,我特地给大家一些福利,请看下边:


HelloSign:

有没有经历过这样的情况:收到封邮件,打开一看,有一份.pdf 格式的附件,然后要求你签名并返回。一般情况下你就得打印、签字、复印然后重新发出去,而安装了这款插件以后,你就不需要把文件打印出来了,甚至都不需要下载文件,它会在 Gmail 附件常见得“预览”、“下载”两个按钮之后添加一个“签名”按钮,点击之后会在网页打开.pdf 文件并会弹出一个签名框,你只需要签在这里,然后把签名拖到.pdf 文件上,就万事大吉了。(注:强烈建议大家尝试下,很酷得想法,而且极富想象空间,比如,直接在网页中更改协作文件并发送,多省事啊)

Rapportive:

收到陌生人邮箱发来的邮件,不知道是谁但看看内容又不敢轻易删除,怎么办?Rapportive 的存在就是为了解决这个问题,Rapportive 会从各个网站搜集发件人的信息并呈现在你的面前,这样谁在调戏你就一目了然了。

Gmail Lab:Send & Archive(注:未能从 Gmail Labs 中找到相应插件,所以无法确定作者所说的功能。)

Gmail Labs:撤销发送

这个插件和它的名字一样,你能在不小心点击发送之后再撤销掉,其原理是在你点击发送之后,系统会设立一个缓冲时间,所以邮件本身并没有被真的发送出去,这样你就可以撤销了。(注:老罗的锤子系统貌似有撤销短信发送,不知道灵感是不是来自这里,哈哈,权当一笑)

(全文完)

自:36kr


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